Microsoft Excel Macro คืออะไร
Macro หรือ แมโคร หรือ มาโคร เป็นกลุ่มคำสั่งที่ใช้ทำงานอัตโนมัติใน โปรแกรม Microsoft Excel เช่น Macro เพื่อทำการ Copy ข้อมูลยอดขายที่ได้มาแต่ละเดือน เข้าไปยัง Workbook ของข้อมูลยอดขายทั้งหมด เป็นต้น โดย Microsoft ออกแบบมาให้สร้าง Macro ได้ง่าย ๆ โดยการบันทึก (Record Macro) โดยจะบันทึกการกระทำที่เราทำการ Record เอาไว้ เพื่อสามารถเรียกใช้ได้ในภายหลัง โดยจะเก็บเป็นโปรแกรมด้วยภาษา Visual Basic หรือที่เรียกว่า Visual Basic for Application (VBA)
ขั้นตอนการบันทึก Macro
ป้าย View > Macros > Record Macro… หรือ คลิกที่ปุ่ม Record Macro ที่ Status Bar ของ Microsoft Excel
กำหนดรายละเอียดของ Macro
Macro Name – ชื่อ มาโคร ที่จะตั้ง โดยห้าม เว้นวรรค และใช้สัญลักษณ์พิเศษ
Shortcut Key – คีย์ลัดที่ต้องการ
Store macro in – ที่เก็บมาโคร
Description – เขียนโน้ต เพื่อจะได้ไว้ดูภายหลัง
คลิกที่ปุ่ม OK เพื่อเริ่มบันทึก
ทำงานต่าง ๆ ที่ต้องการให้ Excel บันทึก
คลิกที่ปุ่ม Stop Recording เพื่อสิ้นสุดการบันทึก
ประโยชน์ของ Macro
ในกระบวนในการทำงานที่ต้องทำเรื่องเดิมซ้ำ ๆ ซึ่งจะเป็นเรื่องที่ไม่น่าสนุกเลยที่จะต้องทำงานเดิม ๆ ตลอดเวลา เช่น จะต้องทำการ ประมวลผลยอดขาย รายเดือน จากข้อมูลดิบ จำนวนมหาศาล โดยจะต้องมีทั้งการใส่สูตร จัดรูปแบบตาราง สร้าง Pivot Table, Pivot Chart เพื่อนำเสนอผู้บริหาร เป็นต้น บางครั้งเราสามารถลดเวลาดังกล่าว จากการทำงานหลาย ๆ ชั่วโมง มาเหลือเพียง 1 คลิก เลยทีเดียว
สรุปประโยชน์ของมาโคร
ลดระยะเวลาในการทำงานซ้ำ ๆ ลง
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ช่วยให้ผู้ที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับ Excel มาก ทำกระบวนการที่ซับซ้อน ได้ โดยการรันมาโครที่บันทึกไว้ได้
ช่วยให้ข้อมูลที่ทำงานเป็นรูปแบบเดียวกัน เพราะจะได้ผลลัพธ์เหมือน ๆ กัน แม้ต่างคนจะต่างใช้งาน
ความท้าทาย
สำหรับผู้ที่เริ่มต้นบันทึก มาโคร จะประสบปัญหาในการบันทึกมาโคร โดยเฉพาะการทำให้มาโครมีความยืดหยุ่น (Dynamic and Flexible) เช่น การเลือกข้อมูลให้พอดีกับข้อมูลที่มีไม่เท่ากัน การวางข้อมูลในเซลที่ไม่ใช่เซลเดิม การทำให้ Pivot Table รองรับกับข้อมูลที่เพิ่มขึ้น โดยไม่ต้องสร้างใหม่ ซึ่งกระบวนการตรงนี้จะต้องใช้ประสบการณ์ในการใช้งาน Microsoft Excel เพื่อที่จะบันทึก Microsoft Excel Macro ได้อย่างเหมาะสม
