โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้กันแพร่หลายในหลายๆ ส่วนงาน ไม่ว่าจะเป็นงานวิเคราะห์ข้อมูล, งานทางด้านการเงิน, งานทางด้านบุคคล, งานทางด้านจัดซื้อ หรืองานด้านสต็อกสินค้า เป็นต้น ซึ่งผู้ใช้งาน Excel ต้องเคยแชร์ไฟล์งานร่วมกันหลายคน และแน่นอนเมื่อมีหลายคน ก็จะต้องมีหลายวิธีการกรอกข้อมูลใน Excel ไฟล์ที่แตกต่างกัน
Data Validation คือ ความสามารถในการกำหนดว่าช่อง Cell นั้น สามารถระบุข้อมูลหรือค่าอะไรได้บ้าง และที่เจ๋งสุดๆ คือ สามารถกำหนดข้อมูลที่ระบุใน Cell เป็นแบบ dropdown list ได้
ขั้นตอนการสร้าง Drop down list ให้กับ Excel
เลือกข้อมูลที่จะทำ Drop down list
ไปที่ Data > Data Validation
กำหนด Validation Criteria
Allow เลือกเป็น List
Source เลือก Range ที่ต้องการจะให้เอาข้อมูลมาแสดงใน Drop down list
กำหนด Input Message คือข้อความที่จะแสดงแจ้งเตือนผู้ใช้ หากมีคนคลิกที่ Cell ดังกล่าว
กำหนด Error Alert คือข้อความแจ้งเตือนกรณีกรอกอย่างอื่นที่ไม่ได้อยู่ใน Drop down list
Stop ใช้กรณีที่ไม่ต้องการให้กรอกข้อมูลอื่นนอกจากในเงื่อนไขที่กำหนด
Warning แจ้งเตือน แต่สามารถกดปุ่ม Yes เพื่อยืนยันได้
Information แจ้งข้อมูลธรรมดา หากกดปุ่ม OK รายการที่พิมพ์เข้าไปก็จะแสดงผลใน Cell ได้
สามารถทดลองการป้อนข้อมูลใน Microsoft Excel ใน Cell ที่กำหนด Data Validation ว่ามี Drop down list เรียบร้อยหรือไม่
